Акт сверки — это документ, который показывает: кто кому и сколько должен. Звучит скучно. Но когда заказчик говорит "я уже платил" или "ты ещё должен" — акт сверки решает спор за минуту.
Для юрлиц акт сверки — обязательная часть бухгалтерии. Для фрилансеров — страховка от недоразумений. Особенно если работаешь долго или с несколькими этапами оплаты.
Я знаю случаи, когда фрилансер потерял деньги просто потому, что не мог доказать: вот этот платёж — за тот проект, а вот этот — за другой. Всё смешалось. Акт сверки решает эту проблему.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — это документ, где обе стороны подтверждают: вот столько работ выполнено, вот столько оплачено, вот такой остаток.
По сути это таблица:
- Дата и номер документа (акт, счёт, платёжка)
- Сумма по каждому документу
- Итого: сколько ты должен, сколько тебе должны
Обе стороны подписывают — и получается официальная фиксация состояния расчётов. В суде это серьёзный документ.
Когда составлять
Типичные ситуации:
- По итогам квартала/года — для бухгалтерии и контроля
- После завершения проекта — фиксация "все расчёты закрыты"
- При возникновении спора — "давай сверимся, кто кому должен"
- Перед налоговой проверкой — у юрлиц это обязательно
- При смене ответственного лица — новый бухгалтер хочет понимать ситуацию
Если работаешь с юрлицом — акт сверки могут попросить в любой момент. Это нормально, не пугайся.
Как составить
Структура акта:
- Шапка: "Акт сверки взаиморасчётов между [Заказчик] и [Исполнитель] за период с X по Y"
- Таблица операций: дата, документ, дебет, кредит
- Итоговое сальдо: задолженность в пользу одной из сторон
- Подписи и печати (для юрлиц)
Пример таблицы:
| Дата | Документ | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| 01.02.2026 | Акт №1 | 50 000 | — |
| 05.02.2026 | Платёжка №123 | — | 50 000 |
| 15.02.2026 | Акт №2 | 30 000 | — |
| Итого | 80 000 | 50 000 | |
| Сальдо: задолженность Заказчика — 30 000 руб. | |||
Что если суммы не сходятся
Бывает. Ты считаешь, что тебе должны 50 000, заказчик — что 30 000. Тогда нужно разбираться.
Что делать:
- Запросить у заказчика его версию сверки
- Сравнить построчно: где расхождение
- Проверить документы: акты, платёжки, счета
- Найти причину: потерянный платёж, ошибка в сумме, не тот договор
- Зафиксировать согласованную версию
Если согласовать не удаётся — фиксируй разногласия в акте: "По данным Заказчика — X, по данным Исполнителя — Y". Это лучше, чем ничего.
Акт сверки для самозанятых
Самозанятые формально не обязаны вести бухгалтерию. Но акт сверки — это не бухгалтерия, это фиксация договорённостей. Полезно для всех.
Для самозанятого акт сверки — это дополнительная защита. Если заказчик вдруг "забудет" про оплату — ты покажешь подписанный акт.
Электронный акт сверки
Можно ли составить акт сверки электронно? Да, если обе стороны согласны. Варианты:
- ЭДО (Диадок, СБИС) — для юрлиц, с ЭЦП
- Email с подтверждением — отправил, получил ответ "согласен"
- PDF с подписями — сканы подписанных документов
Главное — фиксация согласия обеих сторон. Если есть переписка "да, всё верно" — это уже неплохо.
Хочешь навести порядок в расчётах?
Загрузи договор — AI подскажет, какие документы нужны для закрытия сделки.