Акт выполненных работ: образец и правила

Акт выполненных работ — это документ, который говорит: "Я сделал, ты принял". Без него ты как бы и не работал. По крайней мере, так считает суд.

И вот проблема. Многие фрилансеры вообще не заморачиваются с актами. "Да ладно, мы в переписке всё согласовали". А потом удивляются, когда заказчик вдруг "забывает" про оплату. Или заявляет, что работа не была принята.

Я видел ситуации, где человек работал три месяца, сдал проект, получил "спасибо" — и всё. Денег нет. Договор был, но акт не подписали. И доказать факт сдачи оказалось практически невозможно.

Зачем вообще нужен акт

Акт решает три задачи:

• Фиксирует факт сдачи работы. Дата, объём, результат — всё чётко.
• Подтверждает приёмку заказчиком. Подписал — значит принял.
• Запускает срок оплаты. В большинстве договоров оплата идёт после подписания акта.

Без акта у тебя нет доказательств. Переписка в мессенджере — это хорошо, но акт с подписью — *надёжнее*. Суды любят бумаги.

Ещё момент. Для заказчиков-юрлиц акт — это основание для бухгалтерии. Без акта они не могут провести расход. Так что им он нужен не меньше, чем тебе.

Что должно быть в акте

Минимальный набор:

1. Номер и дата акта — нумерация любая, главное чтобы была
2. Ссылка на договор — "по договору №X от Y"
3. Стороны — ФИО/название, ИНН, адрес
4. Описание работ — что конкретно сделано
5. Стоимость — сумма цифрами и прописью
6. Подписи обеих сторон

Важно: описание работ должно совпадать с тем, что в договоре. Если в договоре "разработка сайта", а в акте "консультационные услуги" — это проблема. Налоговая или бухгалтерия заказчика может придраться.

Формулировки, которые защищают

Добавь в акт фразы типа:

• "Работы выполнены в полном объёме и в срок"
• "Заказчик претензий по качеству и срокам не имеет"
• "Стороны претензий друг к другу не имеют"

Эти формулировки — твоя защита от последующих претензий. Подписал акт с такими словами — потом сложно заявить "работа была плохая".

Акт для самозанятых

Тут есть нюанс. Формально самозанятые выдают чеки, а не акты. Чек в приложении "Мой налог" — это твой основной документ для налоговой.

Но заказчики-юрлица часто хотят именно акт — для бухгалтерии. Им нужен документ с подписями для проведения расхода.

Решение простое: делаешь и чек, и акт. Чек — для налоговой, акт — для заказчика. Они не противоречат друг другу. Это нормальная практика.

В акте можно указать: "Исполнитель применяет специальный налоговый режим НПД. Чек сформирован в приложении 'Мой налог'".

Если заказчик не подписывает

Бывает. Работу принял, а акт подписывать не хочет. Или просто игнорирует.

Что делать:

1. Отправь акт официально — заказным письмом с уведомлением или на email из договора
2. Дай срок на подписание — обычно 5-10 рабочих дней
3. Укажи: "При отсутствии замечаний в течение X дней акт считается подписанным"

Третий пункт — золото. Если в договоре есть такая формулировка, молчание заказчика = согласие. Срок прошёл, замечаний нет — работа принята.

Типичные ошибки в актах

Вот что я вижу постоянно:

• Акт не привязан к договору. Нет номера и даты договора — непонятно, к чему относится.
• Размытое описание работ. "Услуги по договору" — это ни о чём. Нужна конкретика.
• Несовпадение сумм. В договоре одна цена, в акте — другая. Проблемы гарантированы.
• Нет подписи заказчика. Односторонний акт слабее, чем двусторонний.
• Нет расшифровки подписи. Закорючка без ФИО — это не подпись.

Электронный акт — можно или нет

Можно. Если в договоре прописано, что стороны принимают электронный документооборот и считают email официальным каналом связи — электронный акт имеет силу.

Для бухгалтерии крупных компаний может понадобиться ЭДО (Диадок, СБИС и т.д.). Но для мелких заказов достаточно PDF по email.